Il messaggio del giorno del check-in è il messaggio automatico con la posta in gioco più alta che manderai mai. Se lo azzecchi, l'ospite entra senza scriverti nemmeno una volta. Se lo sbagli, ti ritrovi al telefono alle 23 a spiegare come funziona una cassetta di sicurezza al buio.

In questo articolo trovi un template di messaggio per il giorno del check-in pronto da copiare e incollare, con varianti per serrature smart, cassette di sicurezza e arrivi notturni. Ma prima, la versione da 40 secondi.

Cosa mandare il giorno del check-in

Manda un unico messaggio breve la mattina dell'arrivo con il codice della porta o la posizione della cassetta di sicurezza, una foto dell'ingresso, le indicazioni per il parcheggio, il tuo orario di check-in e un numero diretto per le emergenze. Sotto le 150 parole. Tutto il resto (WiFi, regole della casa, consigli sulla zona) va nel link della tua guida digitale, non nel messaggio.

Questa è la formula. Il resto dell'articolo spiega perché ogni pezzo conta, cosa sbaglia la maggior parte degli host e cosa scrivere esattamente.

Questo non è il tuo messaggio pre-arrivo

Gli host confondono questi messaggi in continuazione, e la confusione si paga. La tua sequenza di comunicazione ha tre messaggi distinti attorno all'arrivo, e fanno lavori diversi:

Il messaggio pre-arrivo parte circa 3 giorni prima del check-in. Conferma le date, chiede l'orario di arrivo e segnala tutto ciò che l'ospite deve pianificare (orari dei traghetti, orari del supermercato, cose così). Niente codici, per ora. Un codice mandato tre giorni prima finisce sepolto sotto 40 messaggi WhatsApp e due carte d'imbarco quando serve davvero.

Il messaggio del giorno del check-in parte la mattina dell'arrivo. È questo che porta il codice, le foto e la nota sul parcheggio. È il messaggio che gli ospiti aprono davvero, in piedi davanti alla tua proprietà.

Il messaggio di benvenuto parte quando sono già dentro. È breve e caloroso, verifica che l'ingresso sia andato liscio e rimanda alla guida. Se ti serve il testo per quello, copia dai nostri modelli di messaggio di benvenuto per Airbnb.

Perché separarli? Perché un messaggio fa un lavoro bene o tre lavori male. Io l'ho imparato per la via lunga: i miei primi messaggi di check-in erano di 400 parole e coprivano tutto, dalla raccolta differenziata al vizio della lavastoviglie. Gli ospiti li scorrevano in fretta, si perdevano il codice sepolto nel quarto paragrafo e mi scrivevano lo stesso. La sequenza completa, con i tempi di ogni messaggio dalla prenotazione alla recensione, è mappata nella nostra timeline completa della comunicazione con gli ospiti.

Quando mandarlo, esattamente

Tra le 8 e le 10 del mattino, ora locale, il giorno dell'arrivo.

Abbastanza presto perché gli ospiti lo vedano prima di partire. Abbastanza tardi perché resti in cima alla loro casella, invece che sotto i messaggi di ieri sera. Se il tuo ospite ha confermato un arrivo tardivo (dopo le 20), mandalo verso mezzogiorno, così è più fresco quando atterra.

Alcuni host mandano i codici la sera prima. Io lo eviterei. Un codice mandato alle 21 si legge sul divano, si ricorda a metà e si va a ripescare il giorno dopo in aeroporto. Un codice mandato alle 9 si legge a colazione il giorno del viaggio, quando la logistica dell'arrivo è l'unica cosa che l'ospite ha in testa.

Un'eccezione: ospiti che arrivano con un volo notturno o prima delle 9. Manda il messaggio la sera prima, e annuncialo nella nota pre-arrivo ("ti mando i dettagli d'accesso domani sera, visto che arrivi presto").

Il template di messaggio per il giorno del check-in

Copia questo, sostituisci le parentesi e salvalo come messaggio programmato:

Buongiorno [nome]! Oggi è il giorno. Ecco tutto quello che ti serve per entrare:

🏠 Indirizzo: [indirizzo completo]

🕒 Check-in: a partire dalle [ora]

🔑 Codice della porta: [codice] (tastierino a sinistra della porta, foto qui sotto)

🚗 Parcheggio: [una frase chiara, es. "Usa il posto in ghiaia proprio davanti alla casa, non il vialetto pavimentato del vicino"]

[Foto dell'ingresso] [Foto del tastierino o della cassetta di sicurezza]

Tutto il resto (WiFi, riscaldamento, la nostra panetteria preferita) è nella tua guida digitale: [link della guida]

Se qualcosa va storto lungo la strada, chiamami o scrivimi direttamente al [numero]. Nei giorni di arrivo rispondo in fretta.

Quell'ultima riga lavora più di quanto sembri. Ci torniamo tra poco.

Perché questa struttura funziona

Il codice sta in alto, su una riga tutta sua, con un'ancora visiva. Un ospite in piedi sotto la pioggia con l'8% di batteria lo trova in due secondi. Il progetto è tutto qui.

La riga del parcheggio è una sola frase perché le istruzioni di parcheggio si espandono fino a riempire tutto lo spazio che gli concedi. Se le tue davvero non stanno in una frase, metti la versione completa nella guida e collega direttamente quella sezione. Stessa regola per i passaggi d'ingresso: se il tuo palazzo richiede più di "codice sul tastierino", scrivi delle vere istruzioni di self check-in che i tuoi ospiti seguiranno davvero e mettici il link.

E nient'altro. Niente ripasso delle regole, niente orario di check-out, niente password del WiFi. Ogni riga in più spinge il codice più lontano dall'inizio e aumenta le probabilità che l'ospite non legga niente.

Le due foto che prevengono il 90% dei problemi all'arrivo

Il testo descrive. Le foto confermano. Allegane esattamente due:

Foto 1: l'ingresso, dalla strada. Scattata dal punto in cui l'ospite starà davvero in piedi, ad altezza occhi, idealmente al crepuscolo con la luce dell'ingresso accesa. Gli ospiti arrivano di notte più spesso di quanto gli host fotografino di notte. Se la tua porta è una di quattro porte blu identiche, questa foto è la differenza tra un ingresso liscio e un ospite che prova il suo codice sul tastierino del tuo vicino. Succede. Chiedimi un giorno dell'appartamento 4B.

Foto 2: la serratura stessa. Il tastierino, la cassetta di sicurezza o la maniglia, in primo piano, con un dito che indica qualsiasi cosa non ovvia ("premi prima il tasto *"). I tastierini sono tutti diversi. Alcuni vogliono il codice e poi la conferma, altri CODICE e poi #, altri si illuminano solo al tocco. La foto risponde alla domanda prima che diventi una telefonata.

Scattale una volta, allegale al messaggio salvato e funzionano per ogni prenotazione. Dieci minuti di lavoro, incassati per sempre.

Sicurezza del codice della porta: tre regole

Un codice della porta in una chat è una chiave che hai spedito via internet, quindi trattalo con moderata paranoia.

Ruota i codici tra un ospite e l'altro. Se hai una serratura smart, genera un codice per soggiorno (la maggior parte lega automaticamente i codici alle date della prenotazione). Se hai una cassetta a codice fisso, cambialo come minimo ogni mese, e sempre dopo un'esperienza negativa con un ospite. Un ospite di marzo non dovrebbe poter aprire la tua porta a luglio.

Manda il codice solo il giorno dell'arrivo. È l'argomento di sicurezza dietro la regola sugli orari di prima. Più corta è la finestra tra codice inviato e ospite dentro casa, minore l'esposizione.

Mai mettere codice e indirizzo completo insieme in un luogo pubblico. In una chat privata di Airbnb, va bene. In una risposta a una recensione, nella descrizione dell'annuncio o in uno screenshot non oscurato condiviso in un forum di host, no.

Varianti per i diversi sistemi di ingresso

Versione serratura smart

🔑 Il tuo codice d'ingresso personale: [codice]. È attivo dalle [ora] di oggi fino al check-out. Digita il codice e la serratura si apre da sola, senza tasto di conferma.

La formula "attivo dalle [ora]" fa rispettare il tuo orario di check-in senza prediche. L'ospite che si presenta a mezzogiorno scopre che il codice funziona alle 15, esattamente come diceva il messaggio.

Versione cassetta di sicurezza

🔑 Le chiavi sono nella cassetta di sicurezza montata [posizione precisa, es. "sul muro a destra della porta del garage, all'altezza del ginocchio"]. Codice: [codice]. Ruota le rotelle, premi la leva nera verso il basso e lo sportello si apre. Per favore, rimescola le rotelle dopo averla richiusa.

Le cassette di sicurezza richiedono una frase di istruzioni in più perché, a differenza di un tastierino, il loro modo di fallire è silenzioso: l'ospite inserisce il codice giusto, tira invece di premere, e conclude che il codice è sbagliato.

Versione arrivo tardivo

Aggiungi questo blocco per chi arriva dopo il tramonto:

Arrivi tardi? Nessun problema, il check-in è autonomo a qualsiasi ora. La luce dell'ingresso resta accesa e il codice funziona tutta la notte. Scrivimi quando sei dentro, così so che sei arrivato bene, anche alle 2 di notte.

Quell'ultima frase non è riempitivo. Un ospite che arriva a mezzanotte in un paese straniero è silenziosamente in ansia, e "anche alle 2 di notte" gli dice che non è un disturbo. Gli ospiti in ansia che si sentono seguiti scrivono recensioni diverse dagli ospiti in ansia che si sono sentiti soli. Se le recensioni sono la tua priorità del momento, la nostra guida per ottenere più recensioni a 5 stelle su Airbnb approfondisce proprio questo effetto.

La frase di rassicurazione

Ogni messaggio del giorno del check-in finisce allo stesso modo: un numero diretto e una promessa di velocità.

Se qualcosa va storto lungo la strada, chiamami o scrivimi direttamente al [numero]. Nei giorni di arrivo rispondo in fretta.

Ed ecco la parte controintuitiva: includere questa frase riduce il numero di chiamate che ricevi. Un ospite senza via d'uscita trasforma le piccole preoccupazioni in grandi ("e se il codice non funziona e non trovo nessuno?"). Un ospite con una rete di sicurezza visibile si rilassa, prova il tastierino due volte ed entra. La frase è un'assicurazione che abbassa il proprio tasso di sinistri.

Contano due dettagli. "Direttamente" segnala che si salta la casella della piattaforma e si raggiunge un essere umano vero. E "nei giorni di arrivo" rende credibile la promessa di velocità senza impegnarti a risposte istantanee 24 ore su 24 per tutto il soggiorno.

Cosa lasciare fuori (e dove va invece)

La disciplina del messaggio del giorno del check-in è la sottrazione. Ecco dove va a finire il solito ingombro:

Password del WiFi. Nella guida. Nessuno ha bisogno del WiFi in piedi per strada. Dentro, apriranno la tua guida con i dati mobili, e la password dovrebbe essere la prima cosa che vedono.

Regole della casa. L'ospite le ha accettate alla prenotazione, e un ripasso delle regole poche ore prima dell'arrivo suona come sfiducia. La versione completa vive nel tuo annuncio e nella tua guida. Se le tue regole hanno bisogno di una sistemata, parti dal nostro template di regole della casa per Airbnb.

Istruzioni di check-out. Mandare la logistica di partenza prima ancora che l'ospite sia arrivato è un benvenuto strano. Hanno il loro messaggio dedicato la sera prima del check-out; ecco il template di istruzioni di check-out per quello.

Manuali degli elettrodomestici, calendario dei rifiuti, consigli sulla zona. Tutto materiale da guida. Se non ne hai ancora una, cosa includere nella tua guida Airbnb copre la lista completa, e come creare un manuale della casa passo dopo passo si occupa del come.

Lo schema: il messaggio porta ciò che serve nelle prossime quattro ore. La guida porta tutto il resto.

Quando il messaggio fallisce comunque

Anche il messaggio perfetto ogni tanto si scontra con la realtà. Tre modi di fallire da mettere in conto:

Telefono scarico. L'ospite atterra, telefono al 2%, e il tuo messaggio perfettamente strutturato è irraggiungibile. Difesa: accenna al sistema del codice già nello scambio pre-arrivo (i sistemi tipo "il tuo codice saranno le ultime 4 cifre del telefono della prenotazione" qui funzionano), oppure tieni una cassetta di riserva con una chiave fisica, la cui posizione condividi solo se serve.

Niente segnale alla proprietà. Gli host in zone rurali la conoscono bene. L'ospite aveva il tuo messaggio in paese, ha perso i dati sulla stradina e non riesce più a ricaricare le foto. Difesa: una guida digitale che funziona offline una volta aperta, e un messaggio così corto che la riga decisiva (il codice) è rimasta in mente. Questo è anche l'argomento onesto a favore di una guida digitale rispetto al libro di benvenuto stampato: le guide digitali fatte bene restano in cache sul telefono dell'ospite, mentre il libro stampato è chiuso dentro la casa in cui non riescono a entrare.

Codice sbagliato. Hai ruotato il codice della cassetta e aggiornato la serratura smart, ma non il messaggio salvato. Ora il messaggio è sbagliato con totale sicurezza di sé, che è peggio di nessun messaggio. Difesa: aggiungi "controllare i codici nei messaggi salvati" alla tua checklist di cambio ospite, accanto agli asciugamani.

Nessuno di questi capiterà spesso. Tutti capiteranno prima o poi. Gli host che nelle recensioni sembrano calmi e competenti sono semplicemente quelli che hanno deciso in anticipo qual era il piano B. Se stai ancora costruendo questi sistemi, tutto ciò che ti serve prima del tuo primo ospite Airbnb è la lista di preparazione completa.

Automatizzalo una volta e dimenticatene

I messaggi programmati di Airbnb gestiscono i tempi in modo nativo: scrivi il template, imposta l'invio alle 9 del giorno del check-in, inserisci i campi dinamici per nome e date. Booking.com e VRBO hanno equivalenti più grezzi, e se accetti prenotazioni dirette lo programmerai dallo strumento di email o SMS che usi per quelle.

Il pezzo che la maggior parte degli host lascia manuale è il link della guida, perché la loro guida è un PDF che cambia, o un Google Doc con un link che nessuno ricorda. È quella la parte che vale la pena sistemare per bene. Con GuestIntro la tua guida vive a un link permanente che non si rompe mai, si aggiorna all'istante quando cambi un dettaglio (router nuovo, panetteria nuova) e funziona su qualsiasi telefono senza scaricare niente. Il piano gratuito copre una proprietà, quindi il messaggio del giorno del check-in che scrivi oggi può portare lo stesso link della guida per anni.

Scrivi il messaggio una volta. Scatta le due foto una volta. Imposta la programmazione una volta. Poi passa i giorni di arrivo a fare letteralmente qualsiasi altra cosa.

Risposte rapide

Cosa scrivo al mio ospite Airbnb il giorno del check-in?

Un messaggio breve con il codice della porta o la posizione delle chiavi, una foto dell'ingresso, una riga di indicazioni per il parcheggio, il tuo orario di check-in e il tuo numero diretto. Collega la guida digitale per tutto il resto. Sotto le 150 parole, inviato tra le 8 e le 10 del mattino.

Quando devo mandare il codice della porta?

La mattina dell'arrivo, non giorni prima. Un codice mandato in anticipo finisce sepolto nella casella dell'ospite e allarga la tua finestra di sicurezza. L'eccezione sono gli arrivi molto mattinieri, che dovrebbero ricevere il messaggio la sera prima.

Le istruzioni di ingresso devono includere foto?

Sì, esattamente due: l'ingresso dalla strada e un primo piano della serratura o della cassetta di sicurezza. Le foto scattate al crepuscolo con le luci accese corrispondono a ciò che la maggior parte degli ospiti vede davvero all'arrivo.

Template di messaggio per il giorno del check-in (codici della porta, foto e rassicurazione)