Plantilla de mensaje para el día de check-in (códigos de puerta, fotos y tranquilidad)

El mensaje del día de check-in es el mensaje automatizado con más en juego de todos los que enviarás. Si lo haces bien, tu huésped entra sin escribirte ni una vez. Si lo haces mal, acabas al teléfono a las 11 de la noche explicando cómo funciona una caja de seguridad a oscuras.

En este artículo tienes una plantilla de mensaje para el día de check-in lista para copiar y pegar, con variantes para cerraduras inteligentes, cajas de seguridad y llegadas nocturnas. Pero primero, la versión de 40 segundos.

Qué enviar el día del check-in

Envía un único mensaje corto la mañana de la llegada con el código de la puerta o la ubicación de la caja de seguridad, una foto de la entrada, las instrucciones de aparcamiento, tu hora de check-in y un teléfono directo para emergencias. Menos de 150 palabras. Todo lo demás (WiFi, normas de la casa, recomendaciones) va en el enlace de tu guía digital, no en el mensaje.

Esa es la fórmula. El resto del artículo explica por qué importa cada pieza, qué hacen mal la mayoría de los anfitriones y qué escribir exactamente.

Esto no es tu mensaje de pre-llegada

Los anfitriones confunden estos mensajes constantemente, y la confusión sale cara. Tu secuencia de comunicación tiene tres mensajes distintos alrededor de la llegada, y cada uno hace un trabajo diferente:

El mensaje de pre-llegada se envía unos 3 días antes del check-in. Confirma fechas, pregunta por la hora de llegada y avisa de cualquier cosa que el huésped deba planificar (horarios de ferry, horarios del supermercado, ese tipo de cosas). Todavía sin códigos. Un código enviado tres días antes queda enterrado bajo 40 mensajes de WhatsApp y dos tarjetas de embarque para cuando alguien lo necesita.

El mensaje del día de check-in se envía la mañana de la llegada. Este lleva el código, las fotos y la nota del parking. Es el mensaje que los huéspedes abren de verdad mientras están de pie frente a tu propiedad.

El mensaje de bienvenida se envía cuando ya están dentro. Es corto y cálido, confirma que la entrada fue bien y señala la guía. Si necesitas redacción para ese, copia de nuestras plantillas de mensaje de bienvenida para Airbnb.

¿Por qué separarlos? Porque un mensaje hace un trabajo bien o tres trabajos mal. Yo lo aprendí por el camino lento: mis primeros mensajes de check-in tenían 400 palabras y cubrían desde la recogida de basura hasta la manía del lavavajillas. Los huéspedes los leían en diagonal, se saltaban el código enterrado en el cuarto párrafo y me escribían igualmente. La secuencia completa, con el momento exacto de cada mensaje desde la reserva hasta la reseña, está en nuestro calendario completo de comunicación con huéspedes.

Cuándo enviarlo exactamente

Entre las 8 y las 10 de la mañana, hora local, el día de la llegada.

Lo bastante pronto para que lo vean antes de salir de viaje. Lo bastante tarde para que quede arriba del todo en su bandeja de entrada, en vez de debajo de los mensajes de anoche. Si tu huésped confirmó una llegada tardía (después de las 20:00), envíalo hacia mediodía para que esté más fresco cuando aterrice.

Algunos anfitriones envían los códigos la noche anterior. Yo lo evitaría. Un código enviado a las 21:00 se lee en el sofá, se recuerda a medias y hay que buscarlo al día siguiente en el aeropuerto. Un código enviado a las 9:00 se lee durante el desayuno del día del viaje, cuando la logística de la llegada es lo único que el huésped tiene en la cabeza.

Una excepción: huéspedes que llegan en vuelo nocturno o antes de las 9 de la mañana. Envíales el mensaje la tarde anterior, y dilo en tu nota de pre-llegada ("te enviaré los datos de acceso mañana por la tarde, ya que llegas temprano").

La plantilla de mensaje para el día de check-in

Copia esto, cambia lo que va entre corchetes y guárdalo como mensaje programado:

¡Buenos días, [nombre]! Hoy es el día. Aquí tienes todo lo que necesitas para entrar:

🏠 Dirección: [dirección completa]

🕒 Check-in: a partir de las [hora]

🔑 Código de la puerta: [código] (teclado a la izquierda de la puerta, foto abajo)

🚗 Parking: [una frase clara, p. ej. "Usa la plaza de grava justo delante de la casa, no la entrada pavimentada del vecino"]

[Foto de la entrada] [Foto del teclado o la caja de seguridad]

Todo lo demás (WiFi, calefacción, nuestra panadería favorita) está en tu guía digital: [enlace a la guía]

Si algo se tuerce por el camino, llámame o escríbeme directamente al [número]. Los días de llegada respondo rápido.

Esa última línea trabaja más de lo que parece. Hablamos de ella más abajo.

Por qué funciona esta estructura

El código va arriba, en su propia línea, con un ancla visual. Un huésped de pie bajo la lluvia con un 8% de batería lo encuentra en dos segundos. Ese es todo el objetivo del diseño.

La línea del parking es una sola frase porque las instrucciones de aparcamiento se expanden hasta llenar todo el espacio que les des. Si las tuyas de verdad no caben en una frase, pon la versión completa en tu guía y enlaza directamente a esa sección. Misma regla para los pasos de entrada: si tu edificio necesita más que "código en el teclado", escribe unas instrucciones de self check-in que tus huéspedes sí van a seguir y enlázalas.

Y nada más. Sin repaso de normas, sin hora de checkout, sin contraseña del WiFi. Cada línea extra empuja el código más lejos del principio y aumenta las probabilidades de que el huésped no lea nada.

Las dos fotos que evitan el 90% de los problemas de llegada

El texto describe. Las fotos confirman. Adjunta exactamente dos:

Foto 1: la entrada, desde la calle. Tomada desde donde el huésped va a estar de pie, a la altura de los ojos, idealmente al anochecer con la luz del porche encendida. Los huéspedes llegan de noche más a menudo de lo que los anfitriones fotografían de noche. Si tu puerta es una de cuatro puertas azules idénticas, esta foto es la diferencia entre una entrada tranquila y un huésped probando su código en el teclado de tu vecino. Pasa. Pregúntame algún día por el piso 4B.

Foto 2: la cerradura en sí. El teclado, la caja de seguridad o la manilla, en primer plano, con un dedo señalando cualquier cosa que no sea obvia ("pulsa primero la tecla *"). Los teclados varían. Algunos quieren código y luego confirmar, otros quieren CÓDIGO y después #, otros solo se iluminan al tocarlos. La foto responde la pregunta antes de que se convierta en una llamada.

Hazlas una vez, adjúntalas a tu mensaje guardado y sirven para todas las reservas. Diez minutos de esfuerzo, rentabilizados para siempre.

Seguridad del código de puerta: tres reglas

Un código de puerta en un hilo de mensajes es una llave que has enviado por internet, así que trátalo con una paranoia moderada.

Rota los códigos entre huéspedes. Si tienes cerradura inteligente, genera un código por estancia (la mayoría los vincula automáticamente a las fechas de la reserva). Si tienes caja de seguridad con código fijo, cámbialo como mínimo cada mes, y siempre después de una mala experiencia con un huésped. Un huésped de marzo no debería poder abrir tu puerta en julio.

Envía el código solo el día de la llegada. Este es el argumento de seguridad detrás de la regla de horarios de arriba. Cuanto más corta sea la ventana entre código enviado y huésped dentro, menor la exposición.

Nunca pongas el código y la dirección completa juntos en un sitio público. En un hilo privado de Airbnb, bien. En una respuesta a una reseña, en la descripción del anuncio o en una captura de pantalla sin difuminar que compartes en un foro de anfitriones, no.

Variantes según tu sistema de entrada

Versión con cerradura inteligente

🔑 Tu código de entrada personal: [código]. Está activo desde las [hora] de hoy hasta el checkout. Teclea el código y la cerradura se abre sola, sin botón de confirmar.

La frase "activo desde las [hora]" hace cumplir tu hora de check-in sin sermones. El huésped que aparece a mediodía descubre que el código funciona a las 15:00, exactamente como decía el mensaje.

Versión con caja de seguridad

🔑 Las llaves están en la caja de seguridad montada [ubicación precisa, p. ej. "en la pared a la derecha de la puerta del garaje, a la altura de la rodilla"]. Código: [código]. Gira las ruedas, presiona la palanca negra hacia abajo y el frontal se abre. Por favor, mueve las ruedas al cerrarla.

Las cajas de seguridad necesitan una frase extra de instrucciones porque, a diferencia de un teclado, su modo de fallo es silencioso: el huésped pone el código correcto, tira en vez de presionar, y concluye que el código está mal.

Versión para llegadas tardías

Añade este bloque para quien llegue de noche:

¿Llegas tarde? Ningún problema, el check-in es autónomo a cualquier hora. La luz del porche queda encendida y el código funciona toda la noche. Escríbeme cuando estés dentro para saber que has llegado bien, aunque sean las 2 de la madrugada.

Esa última frase no es relleno. Un huésped que llega a medianoche a un país extranjero está discretamente nervioso, y "aunque sean las 2 de la madrugada" le dice que no es una molestia. Los huéspedes nerviosos que se sienten cuidados escriben reseñas distintas que los huéspedes nerviosos que se sintieron solos. Si las reseñas son tu prioridad ahora mismo, nuestra guía para conseguir más reseñas de 5 estrellas en Airbnb profundiza justo en este efecto.

La frase de tranquilidad

Todo mensaje del día de check-in termina igual: un teléfono directo y una promesa de rapidez.

Si algo se tuerce por el camino, llámame o escríbeme directamente al [número]. Los días de llegada respondo rápido.

Y aquí viene lo contraintuitivo: incluir esta frase reduce el número de llamadas que recibes. Un huésped sin salida de emergencia convierte preocupaciones pequeñas en grandes ("¿y si el código no funciona y no localizo a nadie?"). Un huésped con una red de seguridad visible se relaja, prueba el teclado dos veces y entra. La frase es un seguro que reduce su propia siniestralidad.

Dos detalles importan. "Directamente" señala que se saltan la bandeja de la plataforma y llegan a un humano de verdad. Y "los días de llegada" hace creíble la promesa de velocidad sin comprometerte a responder al instante 24 horas durante toda la estancia.

Qué dejar fuera (y dónde va cada cosa)

La disciplina del mensaje del día de check-in es la resta. Aquí va el destino del relleno habitual:

Contraseña del WiFi. A la guía. Nadie necesita WiFi de pie en la calle. Dentro, abrirán tu guía con datos móviles, y la contraseña debería ser lo primero que vean.

Normas de la casa. El huésped las aceptó al reservar, y un repaso de normas horas antes de llegar suena a desconfianza. El conjunto completo vive en tu anuncio y en tu guía. Si tus normas necesitan un repaso, empieza por nuestra plantilla de normas de la casa para Airbnb.

Instrucciones de checkout. Enviar la logística de salida antes de que el huésped haya llegado es una bienvenida rara. Tienen su propio mensaje la tarde antes del checkout; aquí está la plantilla de instrucciones de checkout para ese.

Manuales de electrodomésticos, calendario de basuras, recomendaciones locales. Todo material de guía. Si todavía no tienes una, qué incluir en tu guía de Airbnb cubre la lista completa, y cómo crear un manual de la casa paso a paso explica el cómo.

El patrón: el mensaje lleva lo que hace falta en las próximas cuatro horas. La guía lleva todo lo demás.

Cuando el mensaje falla de todos modos

Hasta el mensaje perfecto se topa con la realidad a veces. Tres modos de fallo que conviene tener previstos:

Móvil sin batería. El huésped aterriza, el móvil al 2%, y tu mensaje perfectamente estructurado es inalcanzable. Defensa: menciona el sistema del código también en tu intercambio de pre-llegada (los sistemas tipo "tu código será los últimos 4 dígitos del teléfono de tu reserva" funcionan aquí), o ten una caja de seguridad de respaldo con llave física cuya ubicación solo compartes cuando hace falta.

Sin cobertura en la propiedad. Los anfitriones rurales conocen este de sobra. El huésped tenía tu mensaje en el pueblo, perdió los datos en el camino y no puede recargar las fotos. Defensa: una guía digital que funcione sin conexión una vez abierta, y un mensaje tan corto que la línea crucial (el código) se quedara en la memoria. Este es también el argumento honesto a favor de una guía digital frente al libro de bienvenida impreso: las buenas guías digitales se guardan en caché en el móvil del huésped, y el libro impreso está encerrado dentro de la casa en la que no pueden entrar.

Código equivocado. Rotaste el código de la caja y actualizaste la cerradura inteligente, pero no el mensaje guardado. Ahora el mensaje está equivocado con total seguridad en sí mismo, que es peor que no tener mensaje. Defensa: añade "revisar códigos de los mensajes guardados" a tu checklist de limpieza entre estancias, junto a las toallas.

Ninguno de estos pasará a menudo. Todos pasarán tarde o temprano. Los anfitriones que parecen tranquilos y competentes en las reseñas son simplemente los que decidieron por adelantado cuál era el plan B. Si todavía estás montando estos sistemas, todo lo que necesitas antes de tu primer huésped de Airbnb es la lista de preparación completa.

Automatízalo una vez y olvídate

Los mensajes programados de Airbnb resuelven la parte del momento de envío: escribe la plantilla, programála para las 9:00 del día de check-in e inserta los campos dinámicos de nombre y fechas. Booking.com y VRBO tienen equivalentes más toscos, y si aceptas reservas directas lo programarás desde la herramienta de email o SMS que uses para ellas.

La pieza que la mayoría de los anfitriones deja manual es el enlace de la guía, porque su guía es un PDF que cambia, o un Google Doc con un enlace que nadie recuerda. Esa es la parte que merece arreglarse bien. Con GuestIntro tu guía vive en un enlace permanente que nunca se rompe, se actualiza al instante cuando cambias un detalle (router nuevo, panadería nueva) y funciona en cualquier móvil sin descargar nada. El plan gratuito cubre una propiedad, así que el mensaje del día de check-in que escribas hoy puede llevar el mismo enlace durante años.

Escribe el mensaje una vez. Haz las dos fotos una vez. Programa el envío una vez. Y dedica los días de llegada a literalmente cualquier otra cosa.

Respuestas rápidas

¿Qué mensaje envío a mi huésped de Airbnb el día del check-in?

Un mensaje corto con el código de la puerta o la ubicación de las llaves, una foto de la entrada, una línea de instrucciones de parking, tu hora de check-in y tu teléfono directo. Enlaza tu guía digital para todo lo demás. Menos de 150 palabras, enviado entre las 8 y las 10 de la mañana.

¿Cuándo debo enviar el código de la puerta?

La mañana de la llegada, no días antes. Un código enviado pronto queda enterrado en la bandeja del huésped y amplía tu ventana de seguridad. La excepción son las llegadas muy tempranas, que deberían recibir el mensaje la tarde anterior.

¿Las instrucciones de entrada deben incluir fotos?

Sí, exactamente dos: la entrada desde la calle y un primer plano de la cerradura o la caja de seguridad. Las fotos tomadas al anochecer con las luces encendidas coinciden con lo que la mayoría de los huéspedes ve de verdad al llegar.