Quasi tutti i consigli sul template di manuale della casa per Airbnb che trovi online sono in realtà un elenco. Undici cose da includere. Quindici. Venti. Tutte utili, finché non ti siedi a scrivere il documento e ti accorgi che nessuno ti ha detto in che ordine metterle, cosa scrivere in ogni sezione o cosa puoi tranquillamente lasciare fuori.

Quindi eccoti un altro tipo di template. Otto sezioni, nell'ordine in cui gli ospiti le aprono davvero, con testi da copiare, incollare e modificare. Sono anni che monto e rimonto manuali nei miei alloggi, e quello che trovi qui sotto è ciò che resta dopo aver tagliato tutto quello che non veniva mai letto.

Una precisazione veloce prima di iniziare, perché le parole si confondono. Il manuale della casa è il documento pratico e operativo: come entrare, come funziona ogni cosa, quali sono le regole, chi chiamare. Il libretto di benvenuto o la guida avvolge tutto questo con consigli locali e un po' di personalità. Si sovrappongono. Se vuoi il quadro completo sul formato in sé, il confronto guida digitale contro libretto di benvenuto cartaceo spiega quale vale davvero la pena. Questo articolo parla del manuale: la parte che fa smettere di squillare il telefono alle undici di sera.

Cosa deve contenere un manuale della casa di Airbnb?

Un manuale della casa di Airbnb deve contenere otto sezioni principali: un breve benvenuto con i tuoi contatti, le istruzioni di accesso e arrivo, il WiFi e la tecnologia, le regole della casa, una guida stanza per stanza su come funziona tutto, le istruzioni per il check-out, i consigli locali e le informazioni di emergenza e sicurezza. Ordinale per urgenza: metti l'accesso e il WiFi vicino all'inizio, perché è la prima cosa che l'ospite cerca.

Tutto quello che segue riempie queste otto sezioni. Non ti serve tutto. Un monolocale e una casa di cinque camere in riva a un lago chiedono manuali molto diversi. Tratta il modello come uno scheletro e metti muscolo solo dove il tuo alloggio ne ha davvero bisogno.

Sezione 1: Benvenuto e come raggiungerti

Qui ci sono due compiti, e solo due. Far sentire all'ospite che gli ha prenotato il soggiorno una persona e non un algoritmo, e dirgli esattamente come contattarti. Tutto qui. Risparmiagli la biografia in tre paragrafi.

L'errore che vedo di continuo è nascondere il numero di telefono a pagina nove. I tuoi contatti vanno in cima alla pagina, perché un ospite che non li trova non si stringe nelle spalle e aspetta. Se ne va e lascia una recensione frustrata su quanto si è sentito abbandonato.

Benvenuto!

Ciao [nome dell'ospite], e benvenuto a [nome dell'alloggio]. Siamo davvero contenti che tu ci abbia scelti per il tuo viaggio a [città]. Tutto ciò che ti serve per un soggiorno tranquillo è in questa guida, quindi dacci una scorsa veloce appena arrivi.

Hai bisogno di noi?

Scrivici prima sull'[app di Airbnb / WhatsApp al +XX XXX XXX] tra le [orari]. Per qualcosa di urgente fuori da quell'orario, chiama il [telefono]. Di solito rispondiamo entro [X] minuti.

Imposta un'aspettativa sul tempo di risposta e poi falla meglio. Un "entro un'ora" che diventa dieci minuti ti fa fare un'ottima figura. Il contrario ti fa sembrare irraggiungibile. Se vuoi un tono coerente in ogni punto di contatto, allinea questo ai tuoi modelli di messaggio di benvenuto per Airbnb così che il manuale suoni come la stessa persona che gli ha scritto prima dell'arrivo.

Sezione 2: Come entrare (accesso, arrivo, parcheggio)

Questa è la sezione che evita il peggior inizio possibile di un soggiorno: un ospite in strada sotto la pioggia, con le valigie ai piedi, incapace di entrare. Se qui fai centro, sparisce quasi tutto il rischio di una stella.

Sii dolorosamente preciso. Non "la cassetta delle chiavi è vicino alla porta". Quale porta? Di che colore? Qual è il codice e che aspetto ha la tastiera quando premi i tasti? Qui le foto lavorano più delle frasi. Un'immagine del cancello esatto, della cassetta esatta, della chiave esatta vale più di un paragrafo.

Indirizzo: [indirizzo completo, con numero di interno e CAP]

Parcheggio: [Posto numero X / permesso sul cruscotto / gratis in via del Mulino dopo le 18]. Sotto trovi una foto del posto.

Per entrare: [Vai fino alla porta blu a sinistra. La cassetta delle chiavi è sulla ringhiera, alla sua destra. Digita [codice] e premi il segno di spunta. Alza la maniglia per aprire.]

Se il codice non funziona: Riprova, piano. Ancora fuori? Scrivici e ti guidiamo in meno di cinque minuti.

Il check-in autonomo è il punto in cui le istruzioni vaghe fanno più male, quindi vale la pena trattarlo come un'arte a sé. Se stai sistemando questa parte, come scrivere istruzioni di check-in autonomo che gli ospiti seguiranno davvero entra nel dettaglio del posizionamento delle foto e del blocco per la risoluzione dei problemi che ti risparmia una telefonata.

Sezione 3: Il WiFi e la tecnologia che confonde le persone

Una piccola verità che ho impiegato troppo ad accettare: gli ospiti scrivono più per il WiFi che per qualsiasi altra cosa. Non per la vasca idromassaggio. Non per il parcheggio. Per la password del WiFi, digitata con un errore minimo, nel momento peggiore.

Quindi dagli una sezione tutta sua, vicino all'inizio, in caratteri grandi e chiari. Scrivi il nome della rete esattamente come appare, maiuscole comprese. Se la password ha una "l" che potrebbe essere un "1", o una "O" che potrebbe essere uno zero, dillo tra parentesi. Dettaglio minuscolo, calo enorme dei messaggi.

Rete WiFi: [nome esatto, sensibile a maiuscole/minuscole]

Password: [password esatta] (attenzione: è una L minuscola, non un uno)

Smart TV: Netflix e la TV sono già collegati. Per favore non accedere con i tuoi account e non disconnettere i nostri.

Riscaldamento: [Termostato nel corridoio. Premi la manopola e gira per impostare. Tienilo sotto i 22°C, per favore.]

Già che elenchi la tecnologia, copri solo quello che confonde davvero: la doccia strana, il piano a induzione, il riscaldamento che va a programma. Resisti alla tentazione di spiegare il tostapane. Se spieghi tutto, seppellisci le due cose che contano sotto venti che non contano.

Sezione 4: Le regole della casa (chiare, giuste e applicabili)

Le regole vaghe creano discussioni. Quelle precise le evitano. "Niente feste" non significa niente per un ospite che pensa che sei amici a bere qualcosa sia una serata normale. "Nessun evento o ritrovo di più di [X] persone, e nessuno che dorma qui senza essere sulla prenotazione" non lascia spazio per discutere.

Scrivi ogni regola come un'istruzione semplice e, quando aiuta, una ragione breve. Le persone seguono molto di più le regole che capiscono di quelle che sembrano un contratto d'affitto.

Regole della casa

- Orari di silenzio: [dalle 22 alle 8]. Abbiamo vicini a due passi che sono stati gentilissimi con l'affitto, e ci piacerebbe che restasse così.

- Vietato fumare o svapare all'interno. C'è un posacenere vicino al gradino sul retro se fumi fuori.

- Animali: [Ammessi / non ammessi]. [Se ammessi: tienili lontani da letti e divani, per favore.]

- Capienza massima: [X] ospiti, come da prenotazione. Niente visitatori extra che dormono qui.

- Prima di uscire: Chiudi a chiave e portala con te. Il chiavistello non tiene da solo.

Due cose sull'applicabilità. Primo, le regole del manuale devono combaciare con quelle dell'annuncio e dei tuoi messaggi, parola per parola dove riesci, perché una contraddizione è il cavillo preferito di un ospite. Secondo, una regola che l'ospite non ha mai visto è una regola che non puoi far rispettare, quindi mettigli quelle importanti davanti agli occhi più di una volta. Per il trattamento completo, il template di regole della casa Airbnb che previene i problemi prima che accadano offre blocchi di regole che puoi riprendere così come sono in questa sezione.

Sezione 5: Stanza per stanza, e come funziona davvero tutto

Qui rispondi alle domande che altrimenti ti arriverebbero per messaggio. Dove sono gli asciugamani in più? Come si avvia la lavastoviglie? Perché la luce del bagno non si accende (perché è la cordicella dietro la porta, ovvio)?

Vai stanza per stanza, ma segnala solo ciò che non è ovvio. Nessuno ha bisogno che gli dicano dov'è il divano. Serve invece sapere che il forno scalda parecchio, che il termosifone della seconda camera ha una valvola capricciosa e che la spazzatura esce il giovedì.

Cucina: Pastiglie per la lavastoviglie sotto il lavello. Premi [il pulsante a destra], chiudi lo sportello, fatto. Rifiuti: indifferenziata nell'armadietto, riciclo nel bidone verde. La raccolta è [giovedì mattina; metti il bidone nero davanti mercoledì sera, per favore].

Bagno: Acqua calda sempre disponibile. La doccia scalda in fretta, quindi parti tiepida. La luce è la cordicella vicino alla porta.

Soggiorno: Coperte extra nel baule. Il camino è decorativo, non accenderlo, per favore.

Una nota breve e onesta su una stranezza si legge come attenzione, non come una scusa. "Il bollitore è un po' capriccioso, premi con decisione" è quel dettaglio umano che fa sentire un posto curato. Questa sezione lavora anche in silenzio per le recensioni: gli ospiti che non hanno mai dovuto cercare niente tendono a dirlo, ed è metà di come ottenere più recensioni a 5 stelle su Airbnb.

Sezione 6: Le istruzioni per il check-out

Il check-out è il momento in cui un ospite rilassato incrocia un host che deve rimettere a posto l'alloggio in poche ore. Tieni l'elenco corto e ragionevole. Chiedi cinque cose e le persone le fanno. Chiedine quindici e non ne fanno nessuna, poi si sentono in colpa abbastanza da lasciare una recensione un po' più fredda.

Il trucco è chiedere solo ciò che aiuta davvero la persona delle pulizie, e ripetere qui l'orario di check-out anche se è sull'annuncio. Gli ospiti se lo dimenticano. Mettilo in grassetto.

Il check-out è alle [11]. Un messaggio quando esci è gradito.

Prima di andare, per favore:

- Disfa i letti che hai usato e lascia la biancheria vicino alla lavatrice

- Carica e avvia la lavastoviglie

- Porta la spazzatura nel bidone fuori

- Rimetti la chiave nella cassetta e scombina il codice

- Chiudi le finestre e la porta a chiave

Non chiedere agli ospiti di pulire. Hanno pagato il costo delle pulizie. Chiedere loro di passare l'aspirapolvere e lo straccio in più è la via rapida verso una recensione di malumore, e non risparmierà comunque il passaggio alla persona delle pulizie. Se vuoi la versione completa con gli aggiustamenti stagionali, il template di istruzioni per il check-out di Airbnb spiega cosa è giusto chiedere e cosa no.

Sezione 7: Consigli locali che gli ospiti useranno davvero

Questa è la sezione che trasforma un manuale funzionale in qualcosa che gli ospiti fotografano e per cui ti ringraziano. Ma c'è un trucco: un elenco di quaranta ristoranti è inutile quanto nessun elenco. Le persone vogliono le tue scelte, non l'intera via.

Seleziona senza pietà. Dai una manciata di veri preferiti con una riga onesta sul perché. Il bar indipendente a due minuti batte la catena che troverebbero su qualsiasi mappa. E più la ragione è personale, più si fidano.

Caffè: [Nome], a due minuti a piedi. Il miglior cappuccino della zona, si riempie già alle 9.

Cena informale: [Nome], una vera pizza nel forno a legna. Prenota nel weekend.

Cena per coccolarsi: [Nome], a circa dieci minuti in auto. Chiedi un tavolo vicino alla finestra.

Spesa: [Nome] in via [X] per la spesa grande, [negozio all'angolo] per l'emergenza latte e pane.

Una cosa locale da non perdere: [la passeggiata / il mercato / il punto panoramico che quasi nessun visitatore trova].

Se la tua zona è un richiamo vero, questa sezione può crescere fino a diventare un articolo a sé. Molti host la separano e rimandano a una guida Airbnb più completa con tutto ciò che includere così che il manuale di base resti leggero e il contenuto locale abbia spazio per respirare.

Sezione 8: Emergenze e sicurezza

La sezione che tutti sperano di non dover leggere, e quella che in silenzio dice che sei un host serio. Copri il pratico che fa andare in panico le persone: dove si chiude l'acqua, dov'è il quadro elettrico, cosa fare se il rilevatore di fumo scatta alle 3 perché qualcuno ha bruciato una fetta di pane.

Resta calmo e concreto. Un ospite che sa trovare la valvola di arresto durante una perdita è un ospite che non lascia una recensione intitolata "allagato e impossibile contattare l'host".

In una vera emergenza, chiama il 112.

Ospedale più vicino con pronto soccorso: [nome e indirizzo]

Farmacia più vicina: [nome, indirizzo, orari]

Valvola di arresto dell'acqua: [sotto il lavello della cucina, gira la leva verso destra]

Quadro elettrico / salvavita: [nell'armadio del corridoio. Se manca la corrente, rialza qualsiasi interruttore abbassato.]

Incendio: Estintore sotto le scale, uscite dalla porta davanti e dietro. I rilevatori di fumo e di monossido di carbonio vengono controllati tra un soggiorno e l'altro.

Qui vanno anche le particolarità di sicurezza della zona: lo stagno senza recinzione, le scale ripide, la strada più veloce di quanto sembri. Dirle protegge i tuoi ospiti e protegge te.

Digitale o cartaceo? Due parole veloci sul formato

Puoi montare tutte e otto le sezioni come un libretto stampato sul tavolo dell'ingresso, e molti host lo fanno. Funziona. Si datano anche nel momento esatto in cui cambi la password del WiFi, non si leggono prima dell'arrivo e piano piano diventano una reliquia macchiata di caffè che nessuno apre.

Un manuale digitale sistema proprio ciò che ti costa caro. Puoi mandarlo tre giorni prima dell'arrivo, così le domande su accesso e parcheggio non arrivano mai. Cambi il giorno della spazzatura una volta e tutti gli ospiti lo vedono. Puoi aggiungere un video di trenta secondi della doccia capricciosa invece di scrivere tre paragrafi. Quasi tutti gli host che conosco tengono una copia stampata accanto come riserva e usano il manuale vero in digitale.

Se ci stai ragionando con calma, l'analisi guida digitale contro libretto di benvenuto cartaceo mette in chiaro il costo di ciascuno. E se stai preparando il tuo primo soggiorno, il manuale si inserisce in tutto ciò che ti serve prima dell'arrivo del tuo primo ospite Airbnb.

Come evitare che il tuo manuale invecchi

Un manuale non è mai finito. È un documento vivo, e gli host che ne ricavano di più lo trattano così.

Ogni volta che un ospite ti scrive con una domanda, chiediti perché il manuale non ha risposto. Poi colma il buco. Fallo per un mese e le domande si prosciugano quasi del tutto, perché hai messo per iscritto poco a poco tutto ciò che confonde le persone. Manda il manuale prima dell'arrivo invece di lasciare che gli ospiti lo cerchino, e abbinalo al tuo flusso di messaggi così che arrivi al momento giusto. La guida completa alla comunicazione con l'ospite mostra dove si inserisce il manuale tra la prenotazione e il check-out.

Costruisci il tuo manuale della casa in un unico posto

Puoi senz'altro scrivere tutto questo in un Word e stamparlo. Ma la versione che ti fa risparmiare più tempo è quella che gli ospiti aprono sul telefono, prima di arrivare, aggiornata una volta e valida ovunque.

GuestIntro ti permette di costruire un manuale della casa digitale attorno a queste otto sezioni, condividerlo con un solo link e aggiornarlo in pochi secondi quando cambia il giorno della spazzatura o il WiFi si riavvia. È gratis per il tuo primo alloggio, quindi puoi avere il tutto online prima del tuo prossimo arrivo. Parti dal benvenuto e dalla sezione accesso, le due che tagliano più messaggi, e aggiungi il resto strada facendo.

Azzecca queste otto sezioni e passerai le serate a fare quasi qualsiasi cosa tranne spiegare come funziona la lavastoviglie.

Template di manuale della casa per Airbnb: le 8 sezioni che ogni alloggio deve avere